domingo, 12 de agosto de 2012

Las oficinas modernas, espacio y ambientes en la oficina


La oficina es el lugar de la empresa donde la información recibida es procesada con el objeto de aportar datos necesarios para la administración. De esta manera se ayuda a que las actividades u operaciones de la empresa sean más efectivas.

Una oficina es generalmente un salón destinado al trabajo. Existen muchas formas de distribuir el espacio en una oficina según la función y cuántas personas trabajarán dentro del mismo cuarto. En un extremo cada trabajador tendrá su propio sitio, en el otro una oficina grande abierta que se puede componer de un sitio principal con diez o centenares de personas que trabajan en el mismo espacio. Los estudios acerca de esto último han demostrado que dan productividad a corto plazo, por ejemplo dentro de un solo proyecto.
Al mismo tiempo la pérdida de privacidad y de seguridad puede aumentar la incidencia del hurto y de la pérdida de secretos de la compañía. Un tipo de oficina intermedia es el cubículo, que soluciona el aislamiento visual en cierto grado, pero falla a menudo en la separación y la seguridad acústica.


             Características:
Esta integrada por recursos humanos: son todos los empleados que cumplen las tareas de la oficina
  • Recurso material: Se refiere al mobiliario y al equipo destinado a realizar las diversas tareas. Dentro del mobiliario de encuentran; los escritorios, sillas para visitantes, sillas giratorias mesas para teléfonos, bibliotecas o vitrinas para libros entre otros
  • Existen equipos como el teléfono, computadoras, televisores.
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Actividades del oficinista:

Las actividades del oficinista varían de acuerdo al tamaño y tipo de empresa, sin embargo, entre la variedad de ocupaciones de una oficina se puede señalar las siguientes:
  1. Tomar dictado y transcribirlos de manera que pueda redactar cartas bien organizadas, telegramas, memorándums e informes.
  2. Manejo de correspondencia: consiste en sellar, subrayar, anotar y clasificar la correspondencia tanto la recibida como enviada.
  3. Redacción de correspondencia: se refiere a la escritura de cartas, u otros mensajes relacionados con las actividades de la oficina.
  4. Archivo de documentos: se refiere a la aplicación de un sistema que permita organizar y guardar cartas, papeles importantes, fichas, facturas, recibos, catálogos y otros registros comerciales.
  5. Registrar informaciones contables: estos registros se refiere a órdenes de compra y de venta, pedido de productos y cotización, nominas, otros formularios.
La oficina dentro de una empresa:
  • La oficina dentro de una empresa como medio de satisfacción personal:
La oficina, por ser un lugar donde un grupo de personas se organizan para realizar una gran variedad de actividades, representa para el oficinista la posibilidad de poder realizarse como un individuo capaz de desarrollar destrezas, conocimientos, habilidades actitudes y hábitos de trabajo, que le permitan alcanzar posiciones satisfactoria en la vida.

  • La oficina dentro de una empresa como medio de satisfacción social:

Desde el punto de vista de la sociedad cuando se instala una oficina en una comunidad, esta se beneficia de diferentes maneras. Uno de los beneficios más importante es la creación de nuevos empleos en el lugar donde se establece, con lo cual se mejoran las condiciones de vida ya que permite elevar sus ingresos y con ellos la capacidad de satisfacer sus necesidades.


Oficina virtual:

Una oficina virtual es un espacio virtual en el que pueden desarrollarse actividades similares a las de una oficina. Es decir, un lugar donde desarrollan tareas profesionales con el fin de prestar un servicio a los clientes.

La mayoría de los organismos públicos y grandes empresas ofrecen dentro de sus Webs servicios a sus clientes, proveedores y empleados diversas utilidades que sustituyen o complementan los canales tradicionales de comunicación en el acceso a información y la prestación de servicios.

Otros elementos necesarios en una oficina:
  • Una impresora láser es necesaria si tenemos que imprimir documentos con una buena calidad. La podemos comprar en blanco y negro o color, lo cual dependerá de lo que queramos. Si es solo para documentos escritos, con una de blanco y negro bastará. Si lo que necesitamos es imprimir gráficos, fotografías o presentaciones, puede que sea mejor la de color.
  • Tener una máquina fax es algo que tarde o temprano necesitaremos. De todos modos, también tenemos la opción de obtener un servicio de fax online.
  • Un reproductor y quemador CD/DVD. Esto es importante por muchos motivos, donde uno de los más importantes es hacer un Backus de forma regular de todo tu trabajo. También no vendrá bien para poder llevar nuestro trabajo en disco a otros sitios o hacer entregas a terceras partes si fuera necesario.
  
                                                                            
LOS BENEFICIOS DE LA LUZ
NATURAL EN EL AMBIENTE LABORAL

El ritmo del día y la noche, las estaciones y las condiciones climáticas, crean distintos escenarios de iluminación a lo largo del día. Con iluminación dinámica se puede transportar la característica activa de la luz natural con sus cambios ocasionales a los interiores, permitiendo disfrutar de los beneficios que proporciona la luz natural en el cuerpo humano. También se puede ajustar el tipo de iluminación a las preferencias particulares, necesidades y estados de ánimo. Esta versatilidad permite que iluminación dinámica se adapte a los requerimientos de flexibilidad y dinamismo en los diferentes lugares de trabajo.
La iluminación juega un rol fundamental en los espacios de oficinas y en cómo las personas se sienten durante su jornada laboral. Una buena iluminación contribuye a hacer que se sientan bien, con menor cansancio y a trabajar más cómodas, mejorando su desempeño.

El diseño de iluminación para oficinas debe tener en cuenta distintos aspectos, tales como velar por menos fatiga y tensión, promover una mejor salud visual, crear un entorno más agradable y estimulante, manejar el deslumbramiento y un nivel de iluminación adecuado en el plano de trabajo, para reducir reflexiones indeseables en las pantallas de computador, mejorar las condiciones de trabajo y lograr una mayor productividad. Por otra parte la iluminación también mejora la imagen corporativa de las empresas a través de un ambiente distintivo en sus oficinas. La iluminación dinámica es una solución avanzada que trae la dinámica de la luz solar a las oficinas.
Crea un “ambiente de luz natural” y permite a las personas controlar la iluminación de acuerdo a sus preferencias mejorando el sentido de bienestar y pertenencia, aumentando la concentración, motivación y rendimiento. Además, el uso de controles de iluminación en áreas sin movimiento constante, en las zonas cerca a las ventanas con aprovechamiento de luz natural y salas de reuniones garantizan una significante reducción en el consumo de energía.

El uso de la luz para mejorar los espacios, objetos y muebles, resaltando los colores, las texturas y el arte, puede transformar la oficina en un lugar mucho más agradable para las actividades profesionales.
Philips ofrece soluciones completas para las oficinas, que permiten ahorros de energía significativos  con las tecnologías eficientes e innovadoras.

El ambiente laboral es usado como un recurso para captar y retener talentos. Hay estudios que demuestran que llegan a incrementar hasta 20% el rendimiento.
Los laberínticos pasillos con minúsculas oficinas de puertas cerradas, los gabinetes grises y los escritorios de madera desvencijados ya han pasado a mejor vida para la mayoría de las empresas locales. En la actualidad, el diseño de los espacios interiores es una actividad de vital importancia para las compañías. El objetivo: garantizar el confort de los empleados, mejorando así el clima de trabajo.
La tendencia no es en absoluto fortuita. Según un reciente informe elaborado por la consultora inmobiliaria Aguirre Newman, denominado ´Innovation & Workplace: yesterday, today and tomorrow´, el diseño adecuado de los espacios de trabajo, unido a una óptima gestión y mantenimiento de los mismos puede aumentar hasta en un 20% la productividad de las compañías.
”Un buen ambiente de trabajo impacta directamente en la productividad y el confort de los empleados. Invertir en buenas oficinas, buenos muebles, buenas sillas redunda en una mayor productividad”, explica Santiago Diez, gerente comercial de Contract, empresa que se especializa en el diseño y ejecución integral de ambientes de trabajo.
Para Juan Serrano, director del estudio de arquitectura y diseño Ustatic, existen dos factores fundamentales que intervienen en el diseño de oficinas: el funcional y el habitacional. “El diseño debe permitir desarrollar todas las tareas que sean necesarias y lograr que la gente que esté trabajando quiera ir a trabajar y se sienta parte de la empresa”, afirma.
En la actualidad la oficina es mucho más que un simple espacio donde cumplir con las obligaciones diarias, sino que contribuye a la construcción de la imagen global de la empresa. “Hoy no sólo decidís trabajar en una compañía por el sueldo sino también por los beneficios adicionales, y uno de los puntos que la gente valora mucho es la oficina. El ambiente de trabajo es utilizado como un plus por las compañías para mantener a su fuerza de laboral”, dice Diez.

Esto en 2001 -según el experto- era algo impensado. Sin embargo, hoy es una práctica cada día más frecuente. Así, en una época de escasez de talentos, el diseño del espacio laboral se ha transformado en una más de las claves para captar los mejores recursos humanos.
Promover la comunicación
Espacios abiertos, mayor interrelación y sectores que faciliten el encuentro, esa es la principal tendencia en materia de diseño de oficinas según los profesionales. “Desde hace unos años lo que más se implementa son las plantas libres, la existencia de cada vez menos oficinas privadas y menos gente trabajando aislada. La idea es que todos estén comunicados, que interactúen y que se genere una sinergia entre los empleados”, señala Diez.
Por eso, las empresas se preocupan cada vez más por la creación de espacios que permitan promover los encuentros frecuentes y casuales entre los distintos integrantes de la compañía, como cafeterías, salas de estar o lugares de recreación.
Según el estudio de Aguirre Newman, en la actualidad los lugares comunes representan el 3,7% del total del espacio de las multinacionales de origen extranjero. Entre las principales tipologías que se están implantando, señala el informe, se encuentran las ´Informal working areas´, ´Cibercafe´, ´Family rooms´, ´War rooms´ o zonas ´Touch Down´.
Sin embargo, según Serrano, en este afán por lograr el bienestar de los empleados, muchas empresas exageraron sus esfuerzos en la creación de espacios recreativos. “En Ustatic no creemos en el espacio de recreación como el oasis, como el paraíso en el que te sumergís durante 15 minutos para volver luego a la triste realidad de la oficina”, señala el directivo.
Y agrega: “Para nosotros el espacio de oficinas no puede ser más desagradable que el de recreación, porque si no contribuye a la creación de odio hacia el trabajo”.
Un caso aparte
Por sus características, los call centers suelen ser de las empresas más desafiantes para quienes se encargan del diseño de espacios de oficinas. Se trata de trabajos con un alto nivel de estrés, que requieren gran cantidad de personal y donde la mayoría de los empleados se encuentran conviviendo al mismo tiempo en un mismo espacio.
Los contact centres son las empresas que más problemas de funcionalidad y habitabilidad tienen. En general los empleados en promedio no duran más de seis meses en sus puestos”, explica Serrano. En base a estos datos, Ustatic está desarrollando un nuevo concepto, denominado contact center 2, que busca hacer más amena la estada de los empleados en este tipo de compañías.
“En los call centers hay una cuestión fundamental con el tema del paso del tiempo, ya que los empelados en general no tienen contacto con el afuera. Esto los hace sentir como si fueran parte de la máquina”, afirma el ejecutivo. “Lo que estamos haciendo entonces es generar grupos de trabajo, evitar el aislamiento de las personas en boxes. La despersonalización genera alta rotación y ausentismo, en cambio, tener grupos acotados permite contar con un control más íntimo e individual”, agrega.
En la mayoría de las empresas, y los centros telefónicos de atención y soporte de clientes no son la excepción, el ambiente laboral suele ser determinante para la retención de empleados. “En los call centers, por el tipo de trabajo, es muy importante cuidar la parte ambiental. Es fundamental que existan, entre otras cosas, salas de descanso, lockers para que los operadores puedan guardar sus cosas y puestos con mayor espacio”, afirma Diez.
Distenderse
Consientes de la relevancia que tiene el bienestar de sus empleados en el buen funcionamiento de la empresa, el banco Santander Río decidió hace poco más de un año la remodelación de todos sus espacios de trabajo.
“Creemos que el diseño de la oficina ayuda a los empleados a ser más productivos, favoreciendo la creatividad y la atención al cliente. Por eso nuestros espacios de oficinas son amplios, permitiendo una mayor participación de los equipos”, señala Adrián Elstner, gerente del Centro de Empleados. Como parte de este concepto, la empresa también creó en la terraza de su edifico de Defensa al 100 un mirador donde los empleados de la firma pueden tomarse un tiempo de descanso para distenderse en medio de la jornada laboral.
Además de disfrutar de la imponente vista y de la ausencia de ruidos, en el lugar los empleados pueden participar de clases de yoga, recibir masajes, asistir a video conferencias, conectarse a Internet o acomodarse en los sillones del rincón de juegos para participar de una partida de damas o ajedrez. “Crear un buen clima desde la propia arquitectura hace que las personas aporten lo mejor de sí”, señala Elstner.
Y agrega, ya no sólo como representante de la firma sino como uno más de los usuarios de las instalaciones: “La verdad que es un lugar increíble, estar en el centro del casco histórico rodeado de madera, cañas, plantas y una estética muy cuidada es realmente espectacular”.

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